Planerio-Alternativen: Erfahrungen, Preise und Dienstplan-Software im Vergleich

Die Planerio GmbH wurde 2016 in München von Prof. Dr. Wieland Sommer, Dr. Stefan Klußmann und Robert Grüter gegründet. Die Idee entstand laut Unternehmensseite, als Sommer – heute Professor für Radiologie – am Klinikum Großhadern für die Dienstplanung zuständig war. Das Unternehmen sitzt am Oberanger 32 in München und ist beim Amtsgericht München unter HRB 224613 eingetragen. Nach eigenen Angaben arbeiten über 100 Mitarbeitende an der Software, die an mehr als 4.000 Standorten in der EU im Einsatz ist.

Der Schwerpunkt liegt erkennbar im Gesundheitswesen: Die Branchenseite unterscheidet Arztpraxis, MVZ und OP-Zentrum, Krankenhaus, Reha-Klinik, Psychiatrie sowie Pflege und Heim und nennt als klinikspezifische Vorgaben ausdrücklich die Pflegepersonaluntergrenzen (PpUGV) und die Pflegepersonalbemessung (PPBV). Daneben bedient Planerio inzwischen auch Soziales und Verbände, Sicherheit und Rettung, Dienstleister, Handel, Industrie und Logistik – von kleinen Betrieben bis zu Organisationen mit mehr als 5.000 Beschäftigten.

Quelle: planerio.de/facts, planerio.de/funktionen/schnittstellen und planerio.de/funktionen/zeiterfassung-zeitwirtschaft (13.11.2026). Die Schnittstellenseite listet 34 Partner direkt; die Zahl „über 100“ schließt Anbindungen über eine Integrationsplattform ein.

Eine Preisliste veröffentlicht Planerio nicht; eine eigene Preisseite gibt es auf planerio.de nicht. Die Funktionsseiten nennen stattdessen die Preisfaktoren: Die Kosten hängen von der Zahl der Mitarbeitenden ab, von den Modulen, die zur Dienstplanung hinzukommen (Zeiterfassung, vorbereitende Entgeltabrechnung, Analytics), und davon, ob Hardware wie Terminals und Chips gebraucht wird. Die KI-Dienstplanung ist laut Faktenseite ein kostenpflichtiges Zusatzmodul, das Planerio freischaltet.

Einen frei zugänglichen Testzugang weist die Website ebenfalls nicht aus. Der Einstieg läuft über zwei Wege: ein kostenloses Live-Webinar von 30 Minuten, das wöchentlich dienstags, mittwochs und donnerstags stattfindet, oder eine individuelle Demo zum Wunschtermin. Für die Beschaffung bedeutet das: Ein belastbarer Preis entsteht erst nach dem Vertriebsgespräch, und ein Vergleich mit Listenpreis-Anbietern ist nur auf Basis eines schriftlichen Angebots möglich. Wie man Angebote mit unterschiedlichen Preismodellen über drei Jahre vergleichbar macht, zeigt die Gesamtkostenrechnung.

Die umfangreichste öffentliche Bewertungsbasis liegt auf OMR Reviews. Dort hat Planerio am 13. November 2026 eine Durchschnittsbewertung von 4,7 von 5 Sternen bei 156 Bewertungen; 132 davon vergeben fünf Sterne, 19 vier Sterne, drei drei Sterne und zwei zwei Sterne. Das Profil trägt für das vierte Quartal 2026 die Auszeichnungen „Leader – Medical Staff Scheduling“ und „Top Rated – Workforce Management“. Dieselbe Zahl zeigt Planerio auf der eigenen Startseite.

Quelle: omr.com/de/reviews/product/planerio, Bewertungsstand und Zusammenfassung abgerufen am 13.11.2026. Bewertungsportale bilden die Stimmen derjenigen ab, die bewerten; viele Rezensionen stammen von Mitarbeitenden, die die App nutzen, nicht von Planenden.

Für die Einordnung lohnt der Blick darauf, wer bewertet: Ein großer Teil der Rezensionen kommt aus Praxen, Radiologien und Kliniken und beschreibt die Mitarbeitersicht – Dienstplan einsehen, stempeln, Urlaub beantragen. Die Planungslogik selbst, also die Qualität der automatischen Vorschläge, lässt sich aus Bewertungen kaum ablesen. Sie gehört in einen Test mit eigenen Plandaten.

• Kein Listenpreis, kein Selbsttest: Wer zwei oder drei Systeme parallel mit eigenen Daten prüfen will, kommt bei Planerio nur über Webinar, Demo und Angebot weiter. Für kleine Teams ist dieser Prozess oft unverhältnismäßig.
• Modulare Kosten: Dienstplanung, Zeiterfassung, Lohnvorbereitung, Analytics und die KI-Dienstplanung werden einzeln kombiniert. Die Gesamtkosten hängen deshalb stark davon ab, wie viele Module tatsächlich gebraucht werden.
• Betrieb außerhalb des Klinikkerns: Für eine Gastronomie, einen Handelsbetrieb oder eine kleine Praxis mit zehn Beschäftigten ist ein Teil der Spezialisierung – Personaluntergrenzen, Klinik-Schnittstellen, Rufketten – Überbau.
• App-Erfahrung im Team: Wenn die in den Bewertungen genannten Punkte (Ladezeiten, Benachrichtigungen, eingeschränkte mobile Ansicht) im eigenen Betrieb spürbar werden, ist ein Vergleich vor der Vertragsverlängerung sinnvoll.
• Vergleichsangebot vor der Verlängerung: Auch zufriedene Kunden holen vor Ablauf der Laufzeit ein Gegenangebot ein, um die Konditionen einordnen zu können.

Die Gegenprobe gehört dazu: Planerio bringt für Krankenhäuser und große Praxisverbünde eine Fachtiefe mit, die generische Dienstplan-Tools nicht haben – Ruf- und Bereitschaftsdienste mit Rufketten, Qualifikationsprüfung in Echtzeit, tarifliche Zuschläge, Personalvorgaben wie PpUGV und PPBV sowie Anbindungen an Lohnsysteme wie KIDICAP und P&I LOGA. Wer genau diese Anforderungen hat, findet unter den Alternativen vor allem Enterprise-Systeme mit vergleichbarem Projektaufwand.

1. Aplano – Listenpreis und Selbsttest für Praxen, Pflege und KMU

Aplano ist die naheliegende Alternative für Betriebe, die ohne Vertriebsprozess starten wollen. Die Preisseite nennt Core 0,50 €, Basic 2,00 € und Pro 4,50 € je Mitarbeiter und Monat (netto, monatlich kündbar, 14 Tage Test im Pro-Umfang ohne Zahlungsdaten; abgerufen 13.11.2026). Schichtplanung per Drag & Drop steckt im Einstiegstarif, Abwesenheiten, Urlaubskonten und Schichttausch ab Basic. Zeiterfassung, Qualifikationen, Zuschläge, Verfügbarkeiten, automatische Dienstplanung, Konfliktmeldungen, API mit Single Sign-on und Personalakte gehören zum Pro-Tarif – anders als bei Planerio also ohne separat bepreistes Planungsmodul. Die Grenzen gehören dazu: Personaluntergrenzen nach PpUGV, Rufketten und fertige Anbindungen an Krankenhaus-Informationssysteme weist die Preisseite nicht aus, und die Stempeluhr läuft auf einem eigenen Tablet statt auf einem dedizierten Terminal. Für Arztpraxen, Pflegedienste und Einrichtungen mit überschaubaren Dienstmodellen reicht der Umfang meist aus; zu den Referenzkunden zählt laut Anbieter das DRK. Capterra 4,8/5 (113 Bewertungen), OMR Reviews 4,7/5 (206), Stand Juli 2026.

2. ATOSS – Enterprise-Alternative für Kliniken und Klinikverbünde

ATOSS Software SE aus München ist das naheliegende Vergleichsangebot, wenn ein Krankenhaus bei einer spezialisierten Enterprise-Lösung bleiben will. Für Gesundheitswesen und Soziales beschreibt ATOSS die ATOSS Medical Solution: Gesetze, Tarife und betriebliche Regeln sind hinterlegt, bei drohender Unterschreitung von Personaluntergrenzen (PpUGV) oder Mindestvorgaben in Psychiatrie und Psychosomatik (PPP-RL) warnt das System automatisch; Tageskorrekturen stützen sich auf die Mitternachtsstatistik aus dem Krankenhaus-Informationssystem. Ärztliche Arbeitszeiten werden per App und Self Service erfasst, Dienste über eine Tauschbörse getauscht, Wunschdienstpläne fließen in die Planung ein. Listenpreise veröffentlicht ATOSS nicht; der Einstieg läuft über Vertrieb und Termin – das Verfahren ähnelt also dem von Planerio, mit entsprechendem Projektaufwand.

3. Quinyx – Workforce Management mit Gesundheitswesen-Vorlagen

Quinyx (Quinyx AB, Schweden) nennt über 20 Jahre Erfahrung und mehr als 800 Unternehmen als Kunden; das Gesundheitswesen ist eine der ausgewiesenen Branchen. Die Branchenseite beschreibt den Abgleich von Qualifikationen, Lizenzen und Zertifizierungen bei der Planung, standortübergreifende Planung mit Springerpools und Rufbereitschaften, Echtzeit-Einblick in die Personalabdeckung je Abteilung sowie vorkonfigurierte Arbeitsmodelle und Kennzahlen für Krankenhäuser, Kliniken und Pflegeeinrichtungen. Dazu kommen Personalbedarfsplanung mit KI-gestützter Prognose und ein Mitarbeiter-Hub. Listenpreise gibt es nicht; die Preisseite verweist auf eine individuell zugeschnittene Modulauswahl über Demo und Kontakt. Quinyx ist die Alternative für Träger mit vielen Standorten, die Prognose und Planung in einer Plattform bündeln wollen.

4. Staffomatic – Schichtbewerbungen für Pflegedienste und Praxen

Staffomatic aus Hamburg führt Pflegedienste und Einrichtungen sowie Arztpraxen und Ärztehäuser als eigene Branchen. Der Ansatz ist einfacher als bei Planerio: Schichtplanung mit Schichttausch, Bewerbungen auf offene Schichten und eine schlanke App. Die Preisseite nennt Basic 2,00 €, Professional 4,00 € und Premium 6,00 € je Person und Monat im Jahresabo, im Monatsabo 2,40 €, 4,80 € bzw. 7,00 € – jeweils mindestens zehn Personen (abgerufen 13.11.2026). Zeiterfassung, Qualifikationen und Verfügbarkeiten beginnen im Professional-Tarif, Zuschläge im Premium-Tarif. Die Testphase dauert 14 Tage ohne Zahlungsdaten und geht nicht automatisch in ein Abo über. Details im Beitrag Staffomatic-Alternativen.

5. Planday – Listenpreise mit langer Testphase

Planday (Kopenhagen, seit 2021 Teil von Xero) führt Pflegeheime unter seinen Zielbranchen, hat sein Profil aber vor allem in Gastronomie, Hotellerie und Handel mit Kassenanbindung. Die Preisseite nennt Starter mit 2,99 € je Benutzer und Monat (mindestens fünf Benutzer) und Plus mit 4,99 € zuzüglich 25 € monatlicher Abogebühr (mindestens zehn Benutzer); Pro wird individuell bepreist (abgerufen 13.11.2026). Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung beginnt im Plus-Tarif, automatische Dienstplanung erst im Pro-Tarif. Getestet wird 30 Tage ohne Kreditkarte. Die Abrechnung in Fünferblöcken und eine Kostenrechnung nach Teamgröße stehen im Beitrag Planday-Alternativen.

6. Planovo – Niedrigpreis-Option mit Zeiterfassung

Planovo bündelt Dienstplanung, Urlaubsplanung, Zeiterfassung, Stundenkonto, Stempeluhr und Auswertungen. Die Preisseite nennt LIGHT mit 2,00 € und FULL mit 2,50 € je Mitarbeiter und Monat, bei monatlicher Zahlweise 2,50 € bzw. 3,00 € (abgerufen 13.11.2026). Abgerechnet wird in Paketen zu zehn Mitarbeiter-Lizenzen; die Testphase dauert 30 Tage. Automatische Planung nach Qualifikationen, Ruf- und Bereitschaftslogik oder Klinik-Schnittstellen gehören nicht zum ausgewiesenen Umfang – Planovo ist das Gegenmodell zu Planerio: wenig Tiefe, niedriger Preis, sofort nutzbar.

7. Papershift – regelbasierte Schichtzuweisung mit Grundgebühr

Papershift aus Karlsruhe führt das Gesundheitswesen unter seinen Branchen und gehört zu den funktionstiefen Anbietern im Mittelstand. Die digitale Dienstplanung beginnt im Premium-Paket, das eine automatische Schichtzuweisung nach Regeln enthält; Professional ergänzt die vollautomatische Dienstplanbelegung. Laut Preisseite ergeben sich bei monatlicher Abrechnung rechnerisch 4,00 € (Core), 6,00 € (Premium) und 9,00 € (Professional) je Mitarbeiter und Monat, jährliche Zahlweise spart 10 %; hinzu kommt eine Grundgebühr von 39,00 € pro Monat (abgerufen 13.11.2026). Die Testphase dauert 14 Tage. Wer von Planerio die Planungsautomatik mit Listenpreis behalten will, findet sie hier – allerdings mit Grundgebühr und ohne klinikspezifische Personalvorgaben.

„nicht öffentlich“ bedeutet: Belastbar ist nur ein schriftliches Angebot. Papershift-Werte sind aus dem ausgewiesenen Monatspreis für 16 Mitarbeitende zurückgerechnet. Die Funktionsdetails aller Anbieter stehen in der Funktionsmatrix.

Wer von Planerio wechselt, verlässt ein System, das viele Sonderregeln der Gesundheitsbranche abbildet. Bevor ein günstigeres Tool gewählt wird, sollte feststehen, welche dieser Regeln im eigenen Betrieb tatsächlich gelten. Die folgende Tabelle übersetzt die wichtigsten Rechtsgrundlagen in Prüffragen für die Demo oder den Test.

Gesetzestexte: § 5 ArbZG, § 7 ArbZG, PpUGV, § 87 BetrVG (abgerufen 13.11.2026). Die konkreten Untergrenzen je Bereich legt die PpUGV fest; sie gelten nur für Krankenhäuser, nicht für Praxen oder ambulante Pflege.

Für eine Arztpraxis oder einen ambulanten Pflegedienst bleiben davon meist nur die Ruhezeitregeln, Qualifikationen und die Zuschlagsberechnung übrig – Anforderungen, die auch Tools mit Listenpreis abdecken. Für ein Krankenhaus mit Ruf- und Bereitschaftsdiensten, Personaluntergrenzen und angebundenen Lohn- und Klinik-Systemen verengt sich die Auswahl auf spezialisierte Systeme wie Planerio, ATOSS oder Quinyx. Wer eine automatische Planung einsetzt, sollte zusätzlich prüfen, ob sie regelbasiert oder lernend arbeitet; die Einordnung beschreibt der Beitrag KI-Verordnung und Dienstplan-Software.

Unabhängig vom Kandidaten tragen fünf Kriterien jede Entscheidung: der Effektivpreis bei der eigenen Teamgröße samt Modulen und Hardware, die Tarifschwelle für die Funktionen, die wirklich gebraucht werden, die Vertragslaufzeit, die Qualität der Mitarbeiter-App im Test auf iOS und Android – gerade weil sie bei Planerio der häufigste Kritikpunkt ist – und die Exportfähigkeit der eigenen Daten. Wer mehrere Kandidaten parallel bewertet, gewichtet diese Punkte vor der ersten Demo; das Verfahren beschreibt die Nutzwertanalyse. Die Kriterien selbst stehen im Anforderungskatalog.

1. Vertrag und Module klären. Laufzeit, Kündigungsfrist und die tatsächlich gebuchten Module schriftlich prüfen; gemietete Terminals haben oft eigene Fristen.
2. Daten vor der Kündigung exportieren. Stammdaten, Qualifikationen, Urlaubskonten, Gleitzeitsalden und die Zeiterfassung der laufenden Aufbewahrungsfrist vollständig sichern. Welche Formate in Lohn- und Folgesysteme passen, vergleicht der Beitrag Schnittstellen und Exporte.
3. Regelwerk dokumentieren. Dienstarten, Ruf- und Bereitschaftsregeln, Zuschlagsarten und Lohnarten aus Planerio vollständig auflisten – sie müssen im neuen System neu angelegt werden.
4. Schnittstellen ersetzen. Für jede bestehende Anbindung (Lohn, HR, Praxissoftware) klären, ob das neue System sie anbietet oder ob ein Export reicht.
5. Zwei bis drei Wochen parallel planen. Beide Systeme laufen, bis die erste Lohnabrechnung aus dem neuen System stimmt.
6. Mitarbeitende und Betriebs- oder Personalrat einbinden. App-Umstieg ankündigen, Zugänge verteilen; bei einem Betriebsrat ist die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG vor der Einführung zu klären.

Den vollständigen Ablauf mit Zeitplan beschreibt Anbieterwechsel ohne Planungslücke. Parallele Vergleiche für andere Anbieter stehen in den Beiträgen Shyftplan-Alternativen und Papershift-Alternativen.