Für ein Team mit 25 Mitarbeitern kostet Dienstplan-Software mit Zeiterfassung über 3 Jahre zwischen 2.700 € (Planovo FULL) und rund 7.200 € (Factorial Business) — netto, Listenpreise Stand Juli 2026. Der Testsieger Aplano Pro liegt bei 4.050 € ohne Grundgebühr und ohne Jahresbindung. Enterprise-Systeme (Shyftplan, Quinyx) nennen Preise nur auf Anfrage; als Orientierung nennt trusted.de für Shyftplan ~700 €/Monat Mindestumsatz — das wären über 25.200 € in 3 Jahren.
Methodik: So rechnen wir
Alle Gesamtkosten folgen derselben Formel:
- Tarifwahl: je Anbieter der günstigste Tarif, der Dienstplanung und Zeiterfassung enthält — Aplano Pro (4,50 €), Planday Plus (4,99 € + 25 €), Papershift Premium (6,00 € + 39 € Pflicht-Support), Planovo FULL (2,50 €, Jahresvertrag), Connecteam Operations-Hub (jährliche Abrechnung), Factorial Business (8,00 €), Microsoft 365 F1 (2,60 €).
- Preisstand: Anbieter-Preisseiten, abgerufen 17.07.2026; Ausnahme Factorial (Tarifdetails: OMR Reviews, Stand 03/2025; offizielle Seite nennt nur „ab 8 €“). Alle Beträge netto zzgl. MwSt.; Connecteam ausschließlich in USD.
- Annahmen: konstante Mitarbeiterzahl, keine Preiserhöhungen, keine optionalen Zusatzleistungen (Onboarding, SMS, Hardware). Reale Projekte sollten dafür Puffer einplanen.
- Ohne Listenpreis keine Zahl: Shyftplan, Quinyx und Factorial-Enterprise erstellen ausschließlich individuelle Angebote — für sie weisen wir bewusst keine scheingenauen Summen aus, sondern kennzeichnen „Preis nur auf Anfrage“ und nennen gekennzeichnete Drittquellen-Orientierungen.
Die Listenpreise im Überblick
| Software / Tarif | Preis (netto) | Grundgebühr/Monat | Besonderheit der Abrechnung | Quelle, Stand |
|---|---|---|---|---|
| Aplano Pro | 4,50 €/MA/Monat | keine | monatlich kündbar, keine Mindestabnahme | aplano.de/preise, 17.07.2026 |
| Aplano Basic (ohne Zeiterfassung) | 2,00 €/MA/Monat | keine | für reine Planung ohne Stempeluhr | aplano.de/preise, 17.07.2026 |
| Planday Plus | 4,99 €/Nutzer/Monat | 25,00 € | min. 10 Nutzer, 5er-Blöcke, 12 Monate Bindung | planday.com/de/preise, 17.07.2026 |
| Papershift Premium | 6,00 €/MA/Monat | 39,00 € (Pflicht-Support „Basic“) | Jahres-Abo; ab 50 Konten Individualpreise | papershift.com/preise, 17.07.2026 |
| Planovo FULL | 2,50 €/MA/Monat (Jahresvertrag) | keine | Abrechnung in 10er-Lizenzpaketen; monatliche Zahlweise 3,00 € | planovo.de/preise, 17.07.2026 |
| Connecteam Operations Basic | 29 USD/Monat pauschal (bis 30 Nutzer) | — (Pauschale) | jährliche Abrechnung; ab Nutzer 31: +0,80 USD/Nutzer; nur USD | connecteam.com/pricing, 17.07.2026 |
| Factorial Business | 8,00 €/User/Monat | faktisch Mindestpaket ~98–99 €/Monat | offiziell nur „ab 8 €“, Angebot individuell | OMR Reviews 03/2025; taxandbytes.de 05/2025 |
| Microsoft 365 F1 (Teams „Schichten“) | 2,60 €/Nutzer/Monat | keine | Jahresabo; für M365-Bestandskunden 0 € Zusatzkosten | microsoft.com/de-de, 17.07.2026 |
| Shyftplan | Preis nur auf Anfrage | individuell | Orientierung: ~700 €/Monat Mindestumsatz (Drittquelle trusted.de 2026) | shyftplan.com/en/pricing, 17.07.2026 |
| Quinyx | Preis nur auf Anfrage | individuell | Analysten-Benchmark 5–8 USD/MA/Monat zzgl. Module/Implementierung (Outsail 01/2025) | quinyx.com/pricing, 17.07.2026 |
| Schichtplaner-online | keine öffentliche Preisseite | — | Verzeichnisse: 8,49 €/Monat pauschal — vom Anbieter nicht bestätigt, daher nicht in den TCO-Tabellen | Capterra/GetApp, 17.07.2026 |
Papershift-Support: laut Preisseite „Pflichtbestandteil jedes Pakets“ (Basic 39 €; Plus 99 €, Expert 399 € optional). Factorial: früheres Freemium-Modell existiert nicht mehr (Preisseite 07/2026).
TCO-Rechnung: 10 Mitarbeiter
Kleines Team, z. B. Praxis, Café oder Filiale. Hier schlagen Grundgebühren am härtesten durch: Papershifts 39-€-Pflicht-Support verteuert den 6-€-Listenpreis auf effektiv 9,90 € pro Kopf.
| Software / Tarif | Rechenweg pro Monat | Kosten/Monat | 3 Jahre (36 Monate) |
|---|---|---|---|
| Aplano Pro | 10 × 4,50 € | 45,00 € | 1.620 € |
| Planovo FULL (Jahresvertrag) | 10 × 2,50 € | 25,00 € | 900 € |
| MS 365 F1 (Teams „Schichten“) | 10 × 2,60 € | 26,00 € | 936 € |
| Connecteam Operations Basic | Pauschale (bis 30 Nutzer) | 29 USD | 1.044 USD |
| Planday Plus | 10 × 4,99 € + 25 € Abogebühr | 74,90 € | 2.696,40 € |
| Papershift Premium | 10 × 6,00 € + 39 € Pflicht-Support | 99,00 € | 3.564 € |
| Factorial (Einstiegspaket) | Mindestpaket lt. Drittquellen | ~99 € | ~3.564 € |
| Shyftplan | Preis nur auf Anfrage | — | — |
| Quinyx | Preis nur auf Anfrage | — | — |
Connecteam alternativ: Gratis-Plan bis 10 Nutzer (1 Schichtplan, 1 Stempeluhr) = 0 USD. Papershift alternativ: „Light Premium“ 60 €/Monat inkl. 10 Lizenzen = 2.160 €/3 Jahre — aber 24 Monate Mindestlaufzeit. Factorial: ~98–99 €/Monat Mindestpaket lt. taxandbytes.de (05/2025)/HRtalk, offiziell nur „ab 8 €/User“ — Angebot einholen. Shyftplan lt. trusted.de ab ~700 €/Monat Mindestumsatz (= 25.200 €/3 Jahre, Drittquelle) — für 10 MA nicht sinnvoll.
TCO-Rechnung: 25 Mitarbeiter
Typischer Mittelbetrieb — Gastronomie mit zwei Schichten, Pflegedienst, größerer Einzelhandel. Hinweis zur Blockabrechnung: Planovo rechnet in 10er-Paketen, 25 Mitarbeiter belegen also 30 Lizenzen.
| Software / Tarif | Rechenweg pro Monat | Kosten/Monat | 3 Jahre (36 Monate) |
|---|---|---|---|
| Aplano Pro | 25 × 4,50 € | 112,50 € | 4.050 € |
| Planovo FULL (Jahresvertrag) | 30 Lizenzen × 2,50 € (10er-Pakete) | 75,00 € | 2.700 € |
| MS 365 F1 (Teams „Schichten“) | 25 × 2,60 € | 65,00 € | 2.340 € |
| Connecteam Operations Basic | Pauschale (bis 30 Nutzer) | 29 USD | 1.044 USD |
| Planday Plus | 25 × 4,99 € + 25 € Abogebühr | 149,75 € | 5.391 € |
| Papershift Premium | 25 × 6,00 € + 39 € Pflicht-Support | 189,00 € | 6.804 € |
| Factorial Business | 25 × 8,00 € | 200,00 € | 7.200 € |
| Shyftplan | Preis nur auf Anfrage | — | — |
| Quinyx | Preis nur auf Anfrage | — | — |
Planday: 25 Nutzer sind durch 5 teilbar, die 5er-Block-Abrechnung erzeugt hier keinen Aufschlag — bei 23 Nutzern würden dagegen 25 berechnet. Factorial-Tarif „Business“ 8,00 €: OMR Reviews, Stand 03/2025.
TCO-Rechnung: 50 Mitarbeiter
Ab dieser Größe beginnen bei mehreren Anbietern Individualpreise (Papershift: ab 50 Mitarbeiterkonten; Planday Pro: ab 50 Nutzern) — die Listenpreis-Hochrechnung ist dann eine Obergrenze für die Verhandlung.
| Software / Tarif | Rechenweg pro Monat | Kosten/Monat | 3 Jahre (36 Monate) |
|---|---|---|---|
| Aplano Pro | 50 × 4,50 € | 225,00 € | 8.100 € |
| Planovo FULL (Jahresvertrag) | 50 × 2,50 € | 125,00 € | 4.500 € |
| MS 365 F1 (Teams „Schichten“) | 50 × 2,60 € | 130,00 € | 4.680 € |
| Connecteam Operations Basic | 29 USD + 20 × 0,80 USD (Nutzer 31–50) | 45 USD | 1.620 USD |
| Planday Plus | 50 × 4,99 € + 25 € Abogebühr | 274,50 € | 9.882 € |
| Papershift Premium | 50 × 6,00 € + 39 € (ab 50 Konten: Individualpreise) | 339,00 € | 12.204 € |
| Factorial Business | 50 × 8,00 € | 400,00 € | 14.400 € |
| Shyftplan | Preis nur auf Anfrage (trusted.de: ab ~700 €/Monat) | — | — |
| Quinyx | Preis nur auf Anfrage | — | — |
Ein G2-Nutzerbericht nennt für Shyftplan bei ~50 MA rund 500 €/Monat (= 18.000 €/3 Jahre) — Einzelbericht, kein Listenpreis. Papershift-Zeile: Listenpreis-Hochrechnung; real gilt ab 50 Konten der verhandelte Preis.
TCO-Rechnung: 100 Mitarbeiter
| Software / Tarif | Rechenweg pro Monat | Kosten/Monat | 3 Jahre (36 Monate) |
|---|---|---|---|
| Aplano Pro | 100 × 4,50 € | 450,00 € | 16.200 € |
| Planovo FULL (Jahresvertrag) | 100 × 2,50 € | 250,00 € | 9.000 € |
| MS 365 F1 (Teams „Schichten“) | 100 × 2,60 € | 260,00 € | 9.360 € |
| Connecteam Operations Basic | 29 USD + 70 × 0,80 USD (Nutzer 31–100) | 85 USD | 3.060 USD |
| Planday Plus | 100 × 4,99 € + 25 € Abogebühr | 524,00 € | 18.864 € |
| Papershift (Listenpreis-Hochrechnung Premium) | 100 × 6,00 € + 39 € — real: Individualpreis | 639,00 € | 23.004 € |
| Factorial Business | 100 × 8,00 € | 800,00 € | 28.800 € |
| Shyftplan | Preis nur auf Anfrage — Orientierung trusted.de: ab ~700 €/Monat | ≥ ~700 € | ≥ ~25.200 € |
| Quinyx | Preis nur auf Anfrage — Benchmark Outsail: 5–8 USD/MA/Monat zzgl. Module | — | — |
Ab 100 MA werden Shyftplan und Quinyx zu realistischen Kandidaten — ihre Automatisierung kann die höheren Lizenzkosten durch Planungszeit-Ersparnis teilweise kompensieren; belastbar ist nur das individuelle Angebot. Aplano empfiehlt ab ca. 250 MA den Enterprise-Tarif (auf Anfrage).
Versteckte Kosten: Worauf Entscheider achten müssen
- Pflicht-Nebenkosten: Papershift berechnet zur Lizenz ein Support-Paket ab 39 €/Monat („Pflichtbestandteil jedes Pakets“, Preisseite 17.07.2026) — 1.404 € über 3 Jahre.
- Block- und Mindestabrechnung: Planday rechnet in 5er-Blöcken (23 Nutzer → 25 bezahlt) mit Mindestnutzern je Tarif; Planovo in 10er-Paketen (13 MA → 20 Lizenzen); Connecteam pauschal bis 30 Nutzer.
- Funktion nur im teureren Tarif: Zeiterfassung fehlt in Aplano Core/Basic und Planovo LIGHT; Dienstplanung fehlt in Papershift Core; Auto-Planung liegt bei Planday im Pro-Tarif (ab 50 Nutzer), bei Quinyx im Zusatzmodul „Optimize“.
- Onboarding und Extras: Planday bietet kostenpflichtige Einrichtungs-Services und berechnet SMS-Versand einzeln (Preisseiten-FAQ); ein Trustpilot-Bericht (04/2026) nennt 125 £/Stunde für Nachschulung. Quinyx-Implementierungen werden von Drittquellen mit einmalig ca. 1.000–10.000+ USD beziffert.
- Vertragslaufzeiten: Planday Plus/Pro und Papershift binden 12 Monate, Papershift Light 24 Monate, Planovo-Jahresverträge verlängern sich automatisch (Kündigung 2 Monate vor Ablauf). Monatlich kündbar sind im Feld nur Aplano, Planday Starter, Connecteam (Monatsabrechnung) und Planovo-Monatsverträge.
- Preisänderungsrisiko: Für Papershift sind kräftige Preiserhöhungen bei Bestandskunden dokumentiert (homeandsmart.de, Trustpilot 2022); Planday hob die DE-Listenpreise von 2,49/4,49 € auf 2,99/4,99 € an; Microsoft erhöhte die Frontline-Listenpreise zum 01.07.2026. Preisbindung ins Angebot schreiben lassen.
- Währungsrisiko: Connecteam fakturiert ausschließlich in USD — Wechselkurs und Fremdwährungsgebühren kommen obendrauf.
Häufige Fragen
Was kostet Dienstplan-Software für 25 Mitarbeiter?
Über 3 Jahre (36 Monate, netto, Listenpreise Stand Juli 2026): Planovo FULL 2.700 €, Aplano Pro 4.050 €, Planday Plus 5.391 €, Papershift Premium 6.804 €, Factorial Business ca. 7.200 €; Microsoft 365 F1 als Neukauf 2.340 €, Connecteam Operations Basic 1.044 USD. Shyftplan und Quinyx nennen Preise nur auf Anfrage. Rechenweg: Preis pro Mitarbeiter × 25 × 36 plus Grundgebühren × 36.
Warum rechnen wir mit 36 Monaten?
Drei Jahre sind ein realistischer Nutzungshorizont für Software-Entscheidungen: kürzer lohnt sich der Einführungsaufwand kaum, länger werden Preiserhöhungen und Produktwechsel wahrscheinlicher. Außerdem macht die 36-Monats-Sicht Grundgebühren sichtbar, die in Monatsbetrachtungen klein wirken — 39 €/Monat Pflicht-Support (Papershift) summieren sich auf 1.404 € in 3 Jahren.
Sind in den Rechnungen alle Kosten enthalten?
Enthalten sind Listenpreise der Software-Tarife plus ausgewiesene Pflicht-Gebühren. Nicht enthalten: optionale Onboarding-Pakete (z. B. Planday: kostenpflichtige Einrichtungs-Services), SMS-Gebühren, Hardware (Tablets für Stempeluhren), interner Schulungsaufwand und mögliche Preiserhöhungen während der Laufzeit. Bei Anbietern ohne Listenpreise lassen sich seriös gar keine Summen nennen — dort steht ausdrücklich „Preis nur auf Anfrage“.
Ist die günstigste Software automatisch die beste Wahl?
Nein. Planovo ist billiger als Aplano, hat aber eine seit Ende 2023 ungepflegte iOS-App; Teams „Schichten“ kostet M365-Kunden nichts, prüft aber keine Ruhezeiten und führt keine Stundenkonten — die Kontrolle wandert zurück in Handarbeit. Gesamtkosten immer gegen Funktionsabdeckung und Risiken halten; das Ranking dazu steht auf der Startseite.
Wie verhandelt man bei Anbietern ohne Listenpreise?
Schriftliches Angebot mit vollständiger Modulliste, Implementierungskosten, Support-Stufe, Preisbindung (mindestens 24–36 Monate), Staffelpreisen für Wachstum und Exit-Klauseln (Datenexport) verlangen. Referenzwerte aus Drittquellen — etwa ~700 €/Monat Mindestumsatz bei Shyftplan (trusted.de 2026) oder 5–8 USD/MA/Monat bei Quinyx (Outsail 01/2025) — helfen bei der Plausibilisierung, sind aber keine zugesicherten Preise.
Quellen & Stand der Daten
- Aplano — Preise: aplano.de/preise (17.07.2026)
- Planday — Preise, Abogebühr, 5er-Blöcke, Laufzeiten: planday.com/de/preise, help.planday.com (17.07.2026)
- Papershift — Preise inkl. Pflicht-Support 39 €/Monat und Light-Produkt (24 Monate): papershift.com/preise, papershift.com/papershift-light (17.07.2026); Preiserhöhungs-Historie: homeandsmart.de
- Planovo — Preise, 10er-Pakete, Laufzeiten: planovo.de/preise, planovo.de/agb (17.07.2026)
- Connecteam — Pricing (USD), Hub-Modell, Zusatznutzer: connecteam.com/pricing (17.07.2026)
- Factorial — Preisseite „ab 8 €“: factorialhr.de/preise (17.07.2026); Tarife 8,00/10,50 €: OMR Reviews (03/2025); Mindestpaket ~98–99 €: taxandbytes.de (05/2025)
- Microsoft — Frontline-Preise F1/F3: microsoft.com (17.07.2026)
- Shyftplan — keine Listenpreise: shyftplan.com/en/pricing; Mindestumsatz ~700 €/Monat: trusted.de/shyftplan (2026, Drittquelle)
- Quinyx — keine Listenpreise: quinyx.com/pricing; Benchmark 5–8 USD PEPM: outsail.co (01/2025, Drittquelle)
- Schichtplaner-online — Preisangabe 8,49 €/Monat (unbestätigt): Capterra (17.07.2026)