Planday-Alternativen: Dienstplan-Software im Vergleich

Planday wurde 2004 in Kopenhagen gegründet. Im März 2021 kündigte der neuseeländische Buchhaltungsanbieter Xero die Übernahme an, Anfang April 2021 war sie abgeschlossen; seither arbeitet Planday als Tochtergesellschaft von Xero weiter. Zum Zeitpunkt der Übernahme nannte Xero mehr als 350.000 Mitarbeitende als Nutzer in Europa und Großbritannien. Heute wendet sich Planday laut Website vor allem an Gastgewerbe, Hotels, Einzelhandel, Gesundheitswesen und Pflege, Freizeit sowie Fitness – vom kleinen Betrieb bis zum Unternehmenskunden.

Der Funktionsumfang deckt den Schichtbetrieb vollständig ab: wiederverwendbare Dienstplan-Vorlagen, Verfügbarkeiten, Zeiterfassung per Smartphone mit Stundenzetteln und Überstunden, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Arbeitszeitregeln mit Compliance-Warnungen, Lohnberichte sowie Nachrichten und Newsfeed in der kostenlosen App für iOS und Android. Sein eigentliches Profil gewinnt Planday über die Personalkosten-Steuerung: Die Integrationsseite listet Kassensysteme wie Square, Lightspeed, Lavu und Vectron, deren Umsatz direkt mit der Dienstplanung abgeglichen wird. Hinzu kommen eine Xero-Anbindung und offene APIs; auf der Startseite verweist Planday auf eine ISO-27001-Zertifizierung.

Alle Preise netto, zzgl. MwSt. Die Beträge sind in den Preisdaten der deutschen Preisseite in Euro hinterlegt; der Seitentitel nennt am Abrufdatum abweichend „ab 2,99 £“. Laut FAQ der Preisseite wird in Paketen zu fünf Benutzern abgerechnet (23 Benutzer werden als 25 berechnet), Zahlung monatlich oder vierteljährlich; jede über Planday versendete SMS kostet extra, Onboarding-Hilfe ist kostenpflichtig, Online-Nachrichten sind enthalten. Testphase 30 Tage im Plus-Umfang, ohne Kreditkarte. Quelle: planday.com/de/preise (18.10.2026).

Für die Beschaffung zählen drei Mengenregeln, die den Effektivpreis vom Listenpreis entfernen: die Mindestnutzer je Tarif, die Fünferblöcke und die Abogebühr im Plus-Tarif. Bei zehn Benutzern im Plus-Tarif ergibt das rechnerisch 74,90 € im Monat, also 7,49 € je Kopf statt 4,99 €. Mit wachsender Teamgröße verliert die Abogebühr an Gewicht; bei 50 Benutzern liegt der Effektivpreis bei 5,49 €.

• Kleine oder schwankende Teams: Mindestnutzer und Fünferblöcke wirken bei sechs, elf oder sechzehn Beschäftigten wie ein Aufschlag. Saisonbetriebe zahlen nach Blockgrenzen, nicht nach Köpfen.
• Urlaubsverwaltung im Einstiegstarif: Abwesenheiten und Urlaubskonten beginnen erst im Plus-Tarif – und damit mit Abogebühr und zehn Mindestbenutzern.
• Planungsautomatik: Automatische Dienstplanung gehört zum Pro-Tarif ohne Listenpreis. Wer Regeln und Qualifikationen automatisch verteilen lassen will, landet im Vertriebsgespräch.
• Nebenkosten: SMS-Gebühren und kostenpflichtiges Onboarding sind keine großen Posten, gehören aber in die Gesamtkostenrechnung.
• Kein Umsatzbezug nötig: Betriebe ohne Kassensystem – etwa Pflegedienste, Sicherheitsdienste oder Produktion – zahlen für eine Stärke, die sie nicht nutzen.

Die Gegenprobe gehört dazu: Planday hat eine der längsten Testphasen im Markt, eine breite Liste an Kassen-Integrationen und mit Xero einen finanzstarken Eigentümer. Für einen Gastronomiebetrieb mit mehreren Standorten, der Lohnkosten täglich gegen den Umsatz abgleicht, ist das ein schlüssiges Paket. Ein Wechsel lohnt sich vor allem dann, wenn einer der Gründe oben tatsächlich zutrifft.

1. Aplano – ohne Mindestmenge, ohne Grundgebühr

Aplano rechnet je Mitarbeiter und Monat ab: Core 0,50 €, Basic 2,00 €, Pro 4,50 € (netto, Laufzeit ein Monat, 14 Tage Test im Pro-Umfang ohne Kreditkarte). Eine Mindestmenge, Blockabrechnung oder Grundgebühr weist die Preisseite nicht aus. Schichtplanung per Drag & Drop steckt bereits im Einstiegstarif, Abwesenheiten und Urlaubskonten ab Basic; Zeiterfassung, automatische Schichtplanung, API und Mitarbeiter-Chat gehören zum Pro-Tarif. Die Grenzen gehören dazu: Für reine Planung mit Zeiterfassung ist Planday Starter ab zehn Benutzern günstiger, eine Kassenintegration mit Umsatz-Livesicht wie bei Planday gehört nicht zum Kernprofil, und die Stempeluhr läuft auf einem eigenen Tablet statt auf einem dedizierten Terminal. Capterra 4,8/5 (113 Bewertungen), OMR Reviews 4,7/5 (206), Stand Juli 2026.

2. Staffomatic – Schichtbewerbungen im KMU

Staffomatic aus Hamburg setzt auf Schichtplanung mit Schichttausch, Bewerbungen auf offene Schichten und einer einfachen App. Die Preisseite nennt Basic 2,00 €, Professional 4,00 € und Premium 6,00 € je Person und Monat im Jahresabo, monatlich kündbar 2,40 €, 4,80 € bzw. 7,00 € – jeweils mindestens zehn Personen. Zeiterfassung beginnt im Professional-Tarif, Arbeitszeitkonto und Zuschläge im Premium-Tarif. Die Testphase dauert 14 Tage ohne Zahlungsdaten und geht nicht automatisch in ein Abo über. Eine Abogebühr wie bei Planday Plus fällt nicht an; die Mindestmenge ist mit zehn Personen ähnlich. Details im Beitrag Staffomatic-Alternativen.

3. Quinyx – Workforce Management für große Filialnetze

Quinyx (Quinyx AB, Schweden) spielt in einer anderen Gewichtsklasse: Der Anbieter nennt über 20 Jahre Erfahrung und mehr als 800 Unternehmen als Kunden, Schwerpunkte sind Einzelhandel, Lager und Logistik, Gastgewerbe und Systemgastronomie, Facility Management und Gesundheitswesen. Neben Dienstplanung, Zeiterfassung und Analytics bietet Quinyx Personalbedarfsplanung mit KI-gestützter Prognose, Dienstplanoptimierung sowie einen Mitarbeiter-Hub mit Kommunikation und Aufgabenmanagement. Listenpreise veröffentlicht Quinyx nicht; die Preisseite verweist auf eine individuell zugeschnittene Lösung über Demo und Kontakt. Für Betriebe, die Planday wegen fehlender Prognosetiefe verlassen, ist Quinyx der naheliegende Schritt nach oben – mit entsprechendem Projektaufwand.

4. shyftplan – automatische, qualifikationsbasierte Planung

shyftplan ist auf die Industrie spezialisiert (Prozess-, Serien-, Varianten- und Einzelfertigung). Das Paket shyftplanner enthält automatische Schichtplanung, Abwesenheitsmanagement, Zeiterfassung, Mitarbeiter-App, Rotationsmodelle, API und Single Sign-on; die Schichtbefüllung berücksichtigt laut Anbieter über 20 Kriterien. shyftskills ergänzt eine Qualifikationsmatrix mit Prüfprotokoll, die Enterprise Suite kombiniert beides mit automatischer qualifikationsbasierter Schichtzuweisung. Listenpreise sind nicht öffentlich, der Einstieg läuft über eine Demo. Eine Kassenanbindung im Planday-Sinn spielt in diesem Profil keine Rolle.

5. Planovo – Niedrigpreis-Option mit Zeiterfassung

Planovo bündelt Dienstplanung, Urlaubsplanung, Zeiterfassung, Stundenkonto, Stempeluhr und Auswertungen. Die Preisseite nennt LIGHT mit 2,00 € und FULL mit 2,50 € je Mitarbeiter/Monat, bei monatlicher Zahlweise 2,50 € bzw. 3,00 €. Abgerechnet wird in Paketen zu zehn Mitarbeiter-Lizenzen – das Blockprinzip ist also noch gröber als bei Planday. Die Testphase dauert wie bei Planday 30 Tage. Wer Urlaubsverwaltung ohne Abogebühr sucht und ein Team nahe an einer Zehnergrenze hat, findet hier den niedrigsten Listenpreis.

6. Connecteam – Gratis-Plan bis zehn Nutzer

Connecteam ist eine Mobile-First-Plattform mit separat lizenzierten Hubs für Operations (u. a. Stempeluhr und Schichtplanung), Kommunikation sowie HR und Schulungen. Für Betriebe bis zehn Nutzer gibt es laut Preisseite den „Small Business Plan“, der alle Hubs dauerhaft kostenlos enthält. Darüber beginnt der Operations-Hub bei 29 US-Dollar im Monat für die ersten 30 Nutzer (Jahreszahlung), jeder weitere Nutzer kostet 0,80 US-Dollar; größere Teams testen 14 Tage ohne Kreditkarte. Die Kehrseite für den deutschen Markt: Preise in US-Dollar, englischsprachige Preisseite.

7. Papershift – regelbasierte Schichtzuweisung mit Grundgebühr

Papershift aus Karlsruhe gehört zu den funktionstiefen Anbietern. Die digitale Dienstplanung beginnt im Premium-Paket, das eine automatische Schichtzuweisung nach Regeln enthält; Professional ergänzt die vollautomatische Dienstplanbelegung. Laut Preisseite ergeben sich bei monatlicher Abrechnung rechnerisch 4,00 € (Core), 6,00 € (Premium) und 9,00 € (Professional) je Mitarbeiter und Monat, jährliche Zahlweise spart 10 %; hinzu kommt eine Grundgebühr von 39,00 € pro Monat. Die Testphase dauert 14 Tage, für Teams bis 15 Mitarbeitende verweist der Anbieter auf Papershift Light. Wer Planday wegen der Planungsautomatik verlässt, bekommt sie hier mit Listenpreis – allerdings ebenfalls mit Grundgebühr und auf höherem Preisniveau.

„–“ bedeutet: Auf der Preisseite ist keine Mindestmenge ausgewiesen. „nicht öffentlich“ bedeutet: Belastbar ist nur ein schriftliches Angebot. Papershift-Werte sind aus dem ausgewiesenen Monatspreis für 16 Mitarbeitende zurückgerechnet. Die Funktionsdetails stehen in der Funktionsmatrix, der Zweiervergleich im Beitrag Aplano vs. Planday.

Wie stark Mindestnutzer, Fünferblöcke und Abogebühr wirken, zeigt eine Rechnung für vier Teamgrößen. Weil die Tarife nicht deckungsgleich geschnitten sind, stehen zwei Paarungen nebeneinander: Planung mit Zeiterfassung (Planday Starter gegen Aplano Pro) und Planung mit Zeiterfassung plus Urlaubsverwaltung (Planday Plus gegen Aplano Pro).

Netto zzgl. MwSt., ohne Rabatte, SMS und Onboarding. Annahme: Planday berechnet die Mindestmenge bzw. den nächsten Fünferblock (6 → 10, 23 → 25). Das Ergebnis fällt in beide Richtungen aus: Für reine Planung mit einfacher Zeiterfassung ist Planday Starter ab etwa zehn Mitarbeitenden günstiger als Aplano Pro. Sobald Urlaubsverwaltung gebraucht wird, liegt Planday Plus durch Mindestmenge und Abogebühr in allen vier Größen über Aplano Pro. Maßgeblich ist der Abgleich mit dem eigenen Anforderungskatalog.

Unabhängig vom Kandidaten tragen fünf Kriterien jede Entscheidung: der Effektivpreis bei der eigenen Teamgröße statt des Listenpreises, die Tarifschwelle für die Funktionen, die wirklich gebraucht werden, die Vertragslaufzeit, die Qualität der Mitarbeiter-App im Test auf iOS und Android und die Exportfähigkeit der eigenen Daten. Wer mehrere Kandidaten parallel bewertet, gewichtet diese Punkte vor der ersten Demo – das Verfahren beschreibt die Nutzwertanalyse.

Eine Option fehlt nicht aus Vergessenheit: die Tabellenkalkulation. Für sehr kleine Teams mit stabilen Schichten bleibt ein Plan in Excel oder Google Sheets die kostenlose Nulloption – ohne Ruhezeitenprüfung, ohne Stundenkonten, ohne App. Die Vollkostenrechnung dazu steht im Beitrag Dienstplan in Excel oder Software?

Ein Anbieterwechsel scheitert selten am Produkt und meist am Übergang. Die folgenden Schritte decken die typischen Bruchstellen ab:

1. Abrechnungsrhythmus klären. Planday rechnet monatlich oder vierteljährlich ab; Laufzeit und Kündigungsfrist des eigenen Vertrags vor dem Starttermin des neuen Systems schriftlich prüfen.
2. Daten vor der Kündigung exportieren. Stammdaten, Qualifikationen, Urlaubskonten, Stundensalden und die Zeiterfassung der laufenden Aufbewahrungsfrist vollständig sichern. Welche Formate in Lohn- und Folgesysteme passen, vergleicht der Beitrag Schnittstellen und Exporte.
3. Kassenanbindung ersetzen oder bewusst aufgeben. Wer die Umsatzintegration nutzt, prüft, ob das neue System eine Anbindung an das eigene Kassensystem bietet – oder ob ein Bericht aus der Kasse reicht.
4. Testszenarien vor der Testphase festlegen. Einen realen Monatsplan mit Ruhezeiten, Teilzeitkräften und Urlauben nachbauen; die 14 Tage vieler Alternativen reichen nur mit vorbereitetem Drehbuch.
5. Zwei bis drei Wochen parallel planen. Beide Systeme laufen, bis die erste Lohnabrechnung aus dem neuen System stimmt.
6. Mitarbeitende und Betriebsrat einbinden. App-Umstieg ankündigen, Zugangsdaten verteilen; bei einem Betriebsrat ist die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG vor der Einführung zu klären.

Den vollständigen Ablauf mit Zeitplan beschreibt Anbieterwechsel ohne Planungslücke. Parallele Vergleiche für andere Anbieter stehen in den Beiträgen Staffomatic-Alternativen und Papershift-Alternativen.