Kurz gefasst
Dieses Glossar erklärt 27 Fachbegriffe rund um Dienstplan-Software: Planungsmechanik (Schichtbörse, Soll-Ist-Vergleich), Kaufmännisches (TCO, Blockabrechnung, Grundgebühr), Recht (§ 87 BetrVG, Ruhezeit, PeBeM, Referentenentwurf ArbZG) und Technik (SaaS, Geofencing, Terminal).
01
Begriffe A–Z
- Abogebühr / Grundgebühr
- Fixer Monatsbetrag zusätzlich zum Pro-Kopf-Preis (z. B. 25 €/Monat im Planday-Plus-Tarif, 39 €/Monat Pflicht-Support bei Papershift, Stand 07/2026). Bei kleinen Teams der größte Hebel in der Gesamtkostenrechnung.
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
- Regelt Höchstarbeitszeiten (8, ausnahmsweise 10 Stunden werktäglich), Ruhepausen (30/45 Minuten) und die 11-stündige Ruhezeit zwischen Arbeitsenden und -beginn. Gute Dienstplan-Software warnt bei Verstößen schon in der Planung.
- AV-Vertrag (Auftragsverarbeitung)
- Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen Betrieb und Software-Anbieter über die Verarbeitung von Beschäftigtendaten. Pflicht bei jeder Cloud-Dienstplanung.
- Bedarfsplanung / Forecasting
- Ermittlung, wie viele Mitarbeiter mit welcher Qualifikation je Zeitraum gebraucht werden — aus Erfahrungswerten oder per KI aus historischen und Echtzeitdaten (Kernfunktion von Enterprise-WFM wie Quinyx).
- Betriebsvereinbarung (BV)
- Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat, üblicher Weg zur mitbestimmten Einführung von Dienstplan-Software (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Regelt Zweck, Datenarten, Zugriffe, Auswertungsgrenzen und Löschfristen.
- Blockabrechnung
- Abrechnung in festen Lizenzpaketen statt exakter Nutzerzahl: Planday rechnet in 5er-Blöcken, Planovo in 10er-Paketen, Connecteam pauschal bis 30 Nutzer. „Krumme“ Teamgrößen zahlen für ungenutzte Lizenzen.
- Dienstplan
- Verbindliche Zuordnung von Mitarbeitern zu Arbeitszeiten und Diensten für einen Zeitraum. Einmal bekannt gegeben, ist er grundsätzlich bindend; Änderungen unterliegen § 106 GewO und der Mitbestimmung.
- Einigungsstelle
- Innerbetriebliche Schlichtungsstelle nach § 76 BetrVG. Entscheidet verbindlich, wenn sich Arbeitgeber und Betriebsrat bei mitbestimmungspflichtigen Fragen — etwa Dienstplänen — nicht einigen.
- Geofencing
- Ortsbindung der mobilen Stempeluhr: Ein-/Ausstempeln ist nur in definierten Zonen um den Arbeitsort möglich. Datenschutzrechtlich zulässig, wenn transparent geregelt und keine Dauerortung erfolgt.
- Lastenheft
- Strukturierte Anforderungsliste des Auftraggebers (Muss/Soll/Kann) als Grundlage für Anbieterauswahl und Angebot — Vorlage unter /anforderungen/.
- Mitarbeiter-App
- iOS-/Android-App für Planeinsicht, Push-Benachrichtigungen, Schichttausch, Stempeluhr und Anträge. In Vergleichstests inzwischen Kaufkriterium Nummer eins; Qualität je Plattform separat testen.
- Mitbestimmung (§ 87 BetrVG)
- Betriebsräte bestimmen mit bei Lage der Arbeitszeit (Abs. 1 Nr. 2), vorübergehender Verkürzung/Verlängerung (Nr. 3) und technischen Einrichtungen mit Kontrolleignung (Nr. 6) — also bei jedem Dienstplan und bei der Software-Einführung.
- Offene Schicht
- Ausgeschriebene, unbesetzte Schicht, auf die sich Mitarbeiter per App bewerben; die Planung genehmigt. Standardmechanik moderner Tools zur schnellen Ausfall-Nachbesetzung.
- PeBeM (§ 113c SGB XI)
- Personalbemessung für vollstationäre Pflegeeinrichtungen: seit 01.07.2023 in Kraft, seit 01.01.2026 nach Ende der Konvergenzphase vollständig anzuwenden. Verlangt qualifikationsgenaue Besetzung nach Bewohnerstruktur.
- Personaleinsatzplanung (PEP)
- Systematische Zuordnung von Mitarbeitern zu Zeiten, Orten und Aufgaben inklusive Bedarfsermittlung und Kostensteuerung — Grundlagen unter /personaleinsatzplanung/.
- Referentenentwurf ArbZG (18.06.2026)
- Entwurf des BMAS für eine elektronische, taggleiche Arbeitszeiterfassung mit Übergangsfristen (1/2/5 Jahre) und dauerhafter Ausnahme für Betriebe bis 10 Arbeitnehmer. Stand Juli 2026: in der Verbändeanhörung — kein geltendes Recht.
- Ruhezeit
- Mindestens 11 Stunden ununterbrochene Freizeit zwischen zwei Arbeitseinsätzen (§ 5 ArbZG). Häufigster Planungsfehler bei Spät-/Frühschicht-Folgen; Software sollte automatisch warnen.
- SaaS (Software as a Service)
- Cloud-Bezugsmodell: Software läuft beim Anbieter, abgerechnet wird pro Nutzer/Monat. Alle 10 Programme dieses Vergleichs sind SaaS.
- Schichtbörse / Schichttausch
- Workflow, in dem Mitarbeiter Schichten untereinander tauschen oder abgeben — mit Genehmigung durch die Planung. Entlastet Planer von Telefonketten.
- Self-Service
- Mitarbeiter erledigen Planungs-Randprozesse selbst: Verfügbarkeiten, Tauschanfragen, Urlaubsanträge, Konteneinsicht. Wichtigster Akzeptanzfaktor bei der Einführung.
- Soll-Ist-Vergleich
- Abgleich geplanter Schichten (Soll) mit erfassten Arbeitszeiten (Ist). Grundlage für Stundenkonten, Überstundensteuerung und Lohnvorbereitung.
- Stempeluhr / Terminal
- Zeiterfassungspunkt am Standort — heute meist eine Tablet-App (bei Aplano mit RFID/Fingerprint-Anmeldung) statt dedizierter Hardware.
- Stundenkonto
- Fortlaufender Saldo aus Soll- und Ist-Arbeitszeit je Mitarbeiter (Über-/Minusstunden). Voraussetzung für faire Mehrarbeitssteuerung.
- TCO (Total Cost of Ownership)
- Gesamtkosten einer Software über den Nutzungszeitraum: Lizenzen plus Grundgebühren, Pflicht-Support, Onboarding und Währungsrisiken. 3-Jahres-Rechnungen unter /kosten/.
- Vertrauensarbeitszeit
- Arbeitszeitmodell ohne Anwesenheitskontrolle. Bleibt zulässig, entbindet aber nicht von der Zeiterfassungspflicht (BMAS-FAQ); der ArbZG-Referentenentwurf verlangt zusätzlich Vorkehrungen wie Warnmeldungen oder Stichproben.
- Workforce Management (WFM)
- Oberbegriff für integrierte Systeme aus Bedarfsprognose, Einsatzplanung, Zeiterfassung und Auswertung — das Enterprise-Segment des Marktes (Shyftplan, Quinyx).
- Wunschdienst
- Vom Mitarbeiter präferierte Schicht bzw. freier Tag, den die Planung nach fairen Regeln berücksichtigt. In der Pflege etabliertes Instrument gegen Fluktuation.
02
Vertiefung im Dossier
| Themenfeld | Begriffe | Vertiefende Seite |
|---|---|---|
| Kosten & Verträge | TCO, Grundgebühr, Blockabrechnung, SaaS | Gesamtkosten-Dossier |
| Auswahl | Lastenheft, Self-Service, Mitarbeiter-App | Anforderungskatalog |
| Recht & Einführung | Mitbestimmung, Betriebsvereinbarung, Einigungsstelle, AV-Vertrag, Referentenentwurf | Einführung & Betriebsrat |
| Planungspraxis | PEP, Bedarfsplanung, Schichtbörse, Wunschdienst, Stundenkonto | Grundlagen-Ratgeber |