Der Katalog umfasst fünf Blöcke: Funktionen (7 Fragen), Preise und Vertrag (7), Einführung und Migration (4), Support (3) sowie Datenschutz und Sicherheit (4). Antworten schriftlich einfordern und zum Angebotsbestandteil erklären — mündliche Demo-Zusagen sind nach Vertragsschluss wertlos. Bei Anbietern ohne Listenpreise (Shyftplan, Quinyx, Factorial im Vollangebot) ist Block B der entscheidende.
Block A — Funktionen (Fragen 1–7)
| # | Frage | Warum sie zählt |
|---|---|---|
| 1 | Welche der Muss-Kriterien unseres Lastenhefts erfüllen Sie im Standard, welche nur per Konfiguration oder Zusatzmodul? | trennt Standard von teurem Customizing; Basis ist der Anforderungskatalog |
| 2 | In welchem Tarif sind Zeiterfassung, Auto-Planung und API enthalten? | die häufigste Kostenfalle: Kernfunktionen stecken in höheren Tarifen |
| 3 | Wie prüft das System Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Pausen — blockierend oder nur warnend? | ArbZG-Konformität ist Planerpflicht; „warnend“ genügt meist, „gar nicht“ nicht |
| 4 | Wie bildet das System unsere Vertragsarten ab (Minijob, Teilzeit, Werkstudenten) — inklusive Grenzwert-Warnungen? | ohne Vertragslogik entstehen Überschreitungen erst in der Lohnabrechnung |
| 5 | Welche Funktionen fehlen in der Mobile App gegenüber der Web-Version? | App-Lücken sind ein Top-Kritikpunkt in Nutzerreviews quer durch den Markt |
| 6 | Wie viele Standorte/Abteilungen sind im angebotenen Tarif enthalten? | Standort-Limits verstecken sich oft in Einstiegstarifen |
| 7 | Welche Exportformate und Schnittstellen liefern Sie für unsere Lohnabrechnung? | Details im Beitrag Schnittstellen & Exporte |
Block B — Preise und Vertrag (Fragen 8–14)
| # | Frage | Warum sie zählt |
|---|---|---|
| 8 | Gesamtpreis für unsere Mitarbeiterzahl über 36 Monate — inklusive aller Grundgebühren, Pflichtpakete und Einmalkosten? | erzwingt TCO-Vergleichbarkeit; Rechenmuster im Kosten-Dossier |
| 9 | Gibt es Mindestnutzerzahlen, Lizenzblöcke oder Mindestumsätze? | 5er-/10er-Blöcke und Pauschalen verteuern krumme Teamgrößen |
| 10 | Wie lange ist der Preis gebunden, und wie kündigen Sie Preiserhöhungen an? | dokumentierte Erhöhungs-Historien im Markt machen Preisbindung zum Pflichtpunkt |
| 11 | Mindestlaufzeit, Verlängerungsmechanik, Kündigungsfrist? | 12–24-Monats-Bindungen mit Auto-Verlängerung sind verbreitet |
| 12 | Was kostet Onboarding/Schulung — und was ist im Preis enthalten? | kostenpflichtige Einrichtungs-Services sind üblich, aber selten beziffert |
| 13 | In welcher Währung wird fakturiert? | USD-Abrechnung (z. B. Connecteam) bedeutet Wechselkursrisiko |
| 14 | Was passiert bei sinkender Mitarbeiterzahl — Downgrade möglich, ab wann? | Downgrades sind oft nur zu Kündigungsterminen möglich |
Block C — Einführung und Migration (Fragen 15–18)
| # | Frage | Warum sie zählt |
|---|---|---|
| 15 | Wie lange dauert die Einführung bei vergleichbaren Kunden — mit Referenz? | Selbstauskünfte ohne Referenz sind Wunschwerte |
| 16 | Wie kommen unsere Stammdaten und Konten-Salden ins System (Import-Formate)? | manuelle Nacherfassung frisst den ROI der ersten Monate |
| 17 | Unterstützen Sie einen Parallelbetrieb im Testzeitraum mit echten Daten? | nur so lässt sich die ROI-Annahme validieren |
| 18 | Wie exportieren wir bei Vertragsende sämtliche Daten (Formate, Fristen, Kosten)? | Exit-Fähigkeit entscheidet über spätere Wechselkosten |
Block D — Support (Fragen 19–21)
| # | Frage | Warum sie zählt |
|---|---|---|
| 19 | Welche Support-Kanäle und Reaktionszeiten gelten in unserem Tarif — deutschsprachig? | Telefonsupport ist teils höheren Tarifen vorbehalten; Reaktionszeiten schriftlich zusagen lassen |
| 20 | Kostet besserer Support extra — und wie viel? | Pflicht- und Premium-Supportpakete (39–399 €/Monat im Markt) gehören in die TCO |
| 21 | Wie werden Störungen kommuniziert (Statusseite, Wartungsfenster)? | Dienstplanung ist tagesgeschäftskritisch |
Block E — Datenschutz und Sicherheit (Fragen 22–25)
| # | Frage | Warum sie zählt |
|---|---|---|
| 22 | Liegt ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO vor — mit welchen Subunternehmern? | ohne AVV keine rechtmäßige Verarbeitung von Beschäftigtendaten |
| 23 | Welches Rollen- und Rechtekonzept bietet das System, und werden Admin-Zugriffe protokolliert? | Need-to-know ist DSGVO-Pflicht und BV-Standardpunkt |
| 24 | Welche Lösch- und Aufbewahrungsregeln lassen sich konfigurieren? | 2-Jahres-Pflichten (§ 16 ArbZG/§ 17 MiLoG) vs. Löschkonzept müssen zusammenpassen |
| 25 | Welche Auswertungen über Mitarbeiterverhalten sind technisch möglich? | diese Antwort braucht der Betriebsrat für die Betriebsvereinbarung |
Praxis-Tipp zum Schluss: Den Katalog vor der Demo verschicken und die Antworten in der Demo nur noch verifizieren. Anbieter, die schriftliche Antworten verweigern oder auf „das klären wir im Projekt“ verschieben, geben damit bereits eine Antwort. Transparente Anbieter — erkennbar an öffentlichen Preisseiten wie beim Testsieger Aplano — beantworten Block B in Minuten.
Häufige Fragen
Wie nutzt man den Fragenkatalog am besten?
Vor der Demo an alle Shortlist-Anbieter senden, schriftliche Beantwortung binnen einer Woche erbitten, Antworten tabellarisch nebeneinanderlegen und die Demos zur Stichproben-Verifikation nutzen. Die Antworten werden als Anlage Bestandteil des Vertrags.
Braucht ein KMU wirklich eine formale Ausschreibung?
Keine formale Vergabe, aber dieselbe Disziplin im Kleinen: gleiche Fragen an 2–3 Anbieter, schriftliche Antworten, TCO über 36 Monate. Der Aufwand von einem halben Tag verhindert Fehlkäufe mit 12–24 Monaten Vertragsbindung.
Quellen & Stand der Daten
- Vertrags- und Preisstrukturen der Anbieter: planday.com/de/preise, papershift.com/preise, connecteam.com/pricing, aplano.de/preise (alle 17.07.2026)
- DSGVO-Anforderungen an Zeiterfassungssysteme: dr-datenschutz.de
- Aufzeichnungs-/Aufbewahrungspflichten: zoll.de